SERTIFIKACIJA ORGANIZACIJA
Nakon implementacije standarda i sprovedene interne provjere, može se ustanoviti da li je preduzeće spremno za sertifikaciju ili je neophodno preduzeti korektivne mjere. Sertifikacija predstavlja provjeru uspostavljenog IMS-a koje vrši izabrano sertifikaciono tijelo. Prema prikupljenim ponudama preduzeće bira sertifikaciono tijelo. Naš konsultant je uključen u sve aktivnosti na sertifikacionoj provjeri.
PODRUČJE PRIMJENE
Organizacija mora da definiše područje primjene svog IMS. Uloga sertifikacionog tijela je da potvrdi da li je područje primjene IMS dobro definisano, jasno, potpuno i dosledno, i da provjeri da ništa od elemenata nije isključeno iz područja primjene IMS, počev od operacija organizacije, koje moraju da budu pravilno uključene. Interfejsi među uslugama ili aktivnostima koji nisu potpuno u okviru područja primjene IMS, moraju da se oslove u okviru IMS koji je predmet sertifikacije i moraju da se uključe u ocjenjivanje rizika IMS organizacije.
FAZE AUDITA
U ovoj fazi audita, sertifikaciono tijelo mora da dobije dokumentaciju koja se odnosi na dizajn IMS, koja, kao najmanje, pokriva analizu rizika koja se odnosi na IMS u preduzeću, Poslovnik i osnovne elemente IMS. Ciljevi prve faze audita su usredsređenje na planiranje druge faze audita, sticanjem razumijevanja IMS u kontekstu politike IMS preduzeća i ciljeva i, posebno, stepena spremnosti za audit.
Prva faza audita uključuje, ali se ne smije ograničiti na preispitivanje dokumenata. Sertifikaciono tijelo i preduzeće treba da postignu sporazum kada i gdje treba da se obavi preispitivanje dokumenata. U svakom slučaju, preispitivanje dokumenta mora da se završi prije početka druge faze audita. Rezultati prve faze audita moraju da se dokumentuju u obliku pisanog izvještaja. Sertifikaciono tijelo mora da preispita prvu fazu izvještaja o auditu da bi odlučilo da li da se nastavi sa drugom fazom audita, kao i zbog izbora članova tima za audit sa potrebnim kompetencijama za drugu fazu audita.
Druga faza audita se uvijek vrši na lokaciji organizacije. Na osnovu nalaza dokumentovanih u prvoj fazi izvještaja o auditu, tim za audit sastavlja nacrt plana audita koji se obavlja u drugoj fazi audita. Ciljevi ovog audita su:
- da se potvrdi da organizacija sprovodi svoje sopstvene politike, ciljeve i procedure;
- se potvrdi sa je IMS usaglašen sa svim zahtjevima standarda IMS ili normativnog dokumenta i da postiže ciljeve organizacije.
AUDITI NADZORA
Sertifikat IMS (bilo kog pojedinačnog standarda) se dodjeljuje preduzeću u trajanju od tri godine, nakon čega se sertifikat može obnoviti na osnovu uspješnog ponovljenog ocjenjivanja IMS.
Kao minimum, nadzor sertifikacionog tijela nad IMS organizacije može da se obavlja na godišnjoj osnovi. Ponekad sertifikaciona tijela mogu da obave i dva nadzorna audita godišnje.
- se održava efektivnost IMS u pogledu postizanja ciljeva politike IMS;
- procedura za periodičnu evaluaciju i preispitivanje usaglašenosti sa relevantnim zakonodavstvom IMS i propisima sprovodi;
- su riješene preduzete akcije zbog identifikovanih neusaglašenosti tokom poslednjeg audita.
DOKUMENTOVANOST
Dokumentacija IMS koja se zahtijeva za sertifikacioni audit mora da obuhvati:
- dokumentovane izjave o politici i ciljevima IMS;
- područje primjene IMS;
- procedure i kontrole koje podržavaju IMS;
- opis metodologije ocjenjivanja rizika;
- izvještaj o ocjenjivanju rizika;
- plan postupanja sa rizicima;
- dokumentovane procedure koje organizacija zahtijeva radi obezbjeđenja efektivnog planiranja, djelovanja i kontrola svojih procesa IMS;
- zapisi koje zahtijeva pojedini sistem menadžmenta;
IZVJEŠTAJI O PROVJERI I DODJELA SERTIFIKATA
Izvještavanje timova za audit sertifikacionom tijelu Da bi se obezbijedila osnova za odluku o sertifikaciji, sertifikaciono tijelo će da zahtijeva jasne izvještaje o auditu od svog tima za audit, koji obezbjeđuje dovoljno informacija da se takve odluke donesu.
Sertifikaciona tijela zahtijevaju izvještaje od tima za audit u različitim fazama procesa ocjenjivanja.
Ovi izvještaji će da sadrže kao najmanje:
- izvještaj o auditu koji obuhvata rezime preispitivanja dokumenata;
- izvještaj o ocjenjivanju izvršen nad ocjenom rizika za IMS;
- ukupno vrijeme utrošeno za audit i detaljnu specifikaciju vremena koje je utrošeno za preispitivanje dokumenata, ocjenjivanje analize rizika, audita implementacije i izvještavanje o auditu;
- razjašnjavanje neusaglašenosti;
- ispitivanje audita koji su kontrolisani, razlog za njihov izbor i primijenjenu metodologiju;
- preporuku za sertifikaciju od strane tima za audit sertifikacionog tijela.